Помощник руководителя

 Обеспечение документооборота между Руководителем и структурными подразделениями Общества: качественная и своевременная обработка документов, поступающих на имя Руководителя через СЭД и на бумажном носителе; прием, фиксация, передача на рассмотрение и рассмотрение документов, возврат неверно оформленных документов на доработку инициаторам; проверка на правильность оформления, соответствие версии документа, согласованной в СЭД, и полноту согласования поступающих из структурных подразделений и от должностных лиц документов, направленных на подпись или рассмотрение Руководителю; регистрация исходящих/входящих писем в СЭД, отправка адресатам.
 Осуществление подготовки служебных командировок: оформление и обеспечение согласования документов в СЭД, контроль оформления виз и приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц; оформление авансовых отчетов по завершении командировки.
 Осуществление комплекса мероприятий по сопровождению административно-распорядительной деятельности Руководителя: организация и ведение рабочего графика Руководителя; организация совещаний и встреч с участием Руководителя, подготовка необходимых материалов к совещаниям, информирование участников о времени, месте проведения и повестке дня; составление протоколов совещаний; своевременное доведение до сведения Руководителя информации, полученной по всем имеющимся каналам связи; организация телефонных переговоров; подготовка документов и материалов, необходимых для оперативной работы Руководителя, в соответствии с установленным в Обществе порядком.
 Осуществление работы, связанной с посетителями Руководителя: оформление заявок на пропуск; встреча, прием посетителей и организация кофе-брейков.
 Выполнение служебных и личных поручений Руководителя.
 Организация функционального пространства приемной.

 Взаимодействие с Заказчиком и смежными отделами: прием первичных учетных документов от представителей Заказчиков; осуществление количественной и качественной проверки документов, включая проверку на предмет соблюдения норм и правильности оформления, определение статуса документа (копия/оригинал); сканирование поступающих от Заказчиков первичных бухгалтерских документов и своевременное размещение их в учетной системе.
 Маршрутизация поступающих от Заказчиков документов: определение хозяйственной операции по справочнику, создание заявки на освоение в учетной системе.
 Систематизация первичных учетных документов текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой Общества.
 Обнаружение случаев нарушения Заказчиком графика сдачи первичных учетных документов и сроков сдачи бухгалтерской отчетности.
 Оперативное хранение документов в систематизированном виде, архивирование, подготовка и передача документов на внешнее хранение.

 Планирование и координация рабочего графика Руководителя, ведение календаря мероприятий.
 Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений и ЛНА в СЭД.
 Подготовка писем, ответов, сбор и подготовка необходимой информации.
 Контроль сроков исполнения поставленных Руководителем задач.
 Проверка корректности оформления документации, представляемой на подпись Руководителю.
 Распределение документов по структурным подразделениям и контроль выполнения задач согласно переданным документам.
 Организация встреч, переговоров.
 Обеспечение рабочего пространства Руководителя необходимыми расходными материалами.
 Организация приема сотрудников, гостей и других посетителей офиса.
 Выполнение отдельных служебных поручений Руководителя.

 Выполнение личных поручений Руководителя.
 Ведение личного документооборота Руководителя.
 Подготовка текстов и оформление документов.
 Подготовка еженедельных отчетов по основной деятельности Общества.
 Прием и распределение входящих звонков и входящей почты по подразделениям.
 Организация и ведение документооборота приемной.
 Организация служебных командировок Руководителя. Приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц сотрудникам Общества через агентство.

 Обеспечение документооборота между Руководителем и структурными подразделениями Общества в системе электронного документооборота и на бумажном носителе.
 Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений в СЭД.
 Контроль сроков исполнения поручений в СЭД.
 Организация и ведение рабочего графика Руководителя.
 Организация совещаний и встреч. Сбор и подготовка необходимых материалов к совещаниям, информирование участников о времени, месте проведения и повестке дня.
 Проверка комплектности и корректности оформления документов, передаваемых на подпись Руководителю.
 Подготовка писем, запросов, справок, других документов и материалов.
 Фиксация и своевременная передача информации Руководителю, полученной по всем имеющимся каналам связи.
 Прием посетителей Общества.

 Работа с первичной документацией: прием первичных учетных документов; проверка правильности оформления; осуществление количественной и качественной проверки документов, включая проверку на предмет соблюдения норм и правильности оформления; размещение первичных учетных документов в учетной системе.
 Контроль дебиторской/кредиторской задолженности.
 Взаимодействие с контрагентами, проведение сверок.
 Отражение в учете операций по внутреннему перемещению ТМЦ.
 Авансовые отчеты.
 Участие в ежегодной инвентаризации и составление описей по форме ИНВ-5.
 Контроль за сохранностью первичной документации и организация ее хранения.